De herinrichting van de dorpsstraat, een reconstructie van het stationsplein of het herstraten van een woonwijk. Het zijn projecten waar participatie mogelijk om de hoek komt kijken en waar dan een participatieplan voor geschreven moet worden.

Mijn eerste plan moest ik schrijven voor de herinrichting van een doorgaande weg. Toen onze opdrachtgever hier opdracht voor gaf, wist hij eigenlijk niet wat er in dit plan moest staan. Ook ik had nog niet eerder een plan opgesteld. En waar start je dan? Juist, op Google. Na heel wat uurtjes het internet afspeuren dacht ik dat ik wist hoe het zat en kon ik beginnen.
Toen ik het eerste concept had ingediend kwamen er een hoop vragen en opmerkingen op het plan. Ik kon praktisch opnieuw beginnen.

Inmiddels ben ik tientallen participatieplannen verder en heb ik mijn beste tips verzameld, zodat je niet dezelfde fouten maakt als ik deed. Deze 10 tips zijn een goed startpunt van een succesvol participatietraject.

Wat is een participatieplan eigenlijk?

In een participatieplan wordt beschreven wat een team met behulp van participatie wil bereiken op welke wijze, welke partijen, op welk moment worden betrokken bij een project. Ook wordt in het plan aangegeven welke bijdrage wordt gevraagd aan de verschillende partijen (stakeholders) en wat er met die bijdrage gebeurt.

1. Start van project

Een goed begin is het halve werk, maar realiseer je wel dat een participatieplan die je aan het begin opstelt niet in beton gegoten is. Het proces wordt in de loop van de tijd getoetst en waar nodig, in overleg met de stakeholders, bijgesteld. 

2. Stakeholderanalyse

Bij participatie gaat het om het betrekken van geïnteresseerde en betrokkenen bij een project, de stakeholders. Het is daarom belangrijk om voorafgaand aan het opstellen van een participatieplan een inventarisatie en/ of analyse te maken van de stakeholders. Zorg dat je hier voldoende tijd en aandacht aan besteed. Dit is de basis van een geslaagd participatietraject.

De stakeholdersinventarisatie is net als het participatieplan een “levend document”.

3. Maatwerk

Het participatieplan is altijd maatwerk, ieder project is anders. Projecten hebben andere voorgeschiedenissen en andere stakeholders, daar moet de aanpak bij passen. Maar je wilt natuurlijk niet elke keer opnieuw het wiel uit vinden. Het helpt om dan een document te hebben met een standaardopbouw die je elke keer opnieuw in kunt vullen met de details van dat specifieke project.

4. Visie/ beleid (welke soorten participatie horen bij jouw organisatie?)

Voordat je een plan gaat opstellen is het verstandig om na te gaan wat in het beleid/ visie van je organisatie is vastgelegd. Zijn er randvoorwaarden, sjablonen, ideeën en/of personen vanuit de organisatie die toegepast dienen te worden. Dit allemaal samen vormt een goed startpunt.

5. Voorgeschiedenis

Wat is er eventueel vooraf gegaan aan het project? De geschiedenis heeft effect op je participatietraject. Bij een project begin jij vaak op nul, maar geldt dat ook voor de stakeholders? “Oud zeer” heeft vaak veel invloed op een proces, neem dit dus altijd mee in je onderzoek.

6. Kaders en randvoorwaarden

Organisatorische kaders
Lopen er andere participatietrajecten die elkaar kunnen versterken of elkaar tegen kunnen werken?

Financiën en capaciteit
Wat is het beschikbare budget en de beschikbare capaciteit voor het participatietraject?

Stakeholders
Iedereen die door het project wordt geraakt of geïnteresseerd is, worden op tijd betrokken.

Gelijk speelveld
Stakeholders worden goed geïnformeerd en waar nodig voldoende gefaciliteerd zodat er een gelijk speelveld ontstaat.

7. Planning

De planning is een essentieel onderdeel van het participatieplan. In dit deel leg je vast welke stakeholder/ doelgroep wanneer, met welke vragen en op welke manier bij welk onderdeel wordt betrokken.

8. Participatievormen

Hoe wordt het participatietraject ingedeeld. Hoeveel invloed heeft een stakeholder op een project? Hoe zwaar wegen de belangen en standpunten van de stakeholders?
Een voorbeeld van een indeling van participatie is de Participatieladder (met de niveaus: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren, meebeslissen en zelfbestuur).
Meer informatie over de tredes van de ladder vind je in onze blogs: “trede 1 en 2”, “trede 3 en 4”, “trede 5 en 6”.

9. Participatiedoel

Wat wil je binnen de kaders van het project bereiken met de participatie? Denk hierbij aan: creëren draagvlak, bewustwording, betrokkenheid of ophalen informatie. Verwerk dit doel ook aan het begin van je participatieplan.

10. Werkvormen

Welke participatievorm past bij het participatiedoel? Hierbij kun je ook gebruik maken van de hierboven genoemde participatieladder.
Het kan zijn dat je bij verschillende stakeholders verschillende participatievormen gebruikt. Tijdens de verschillende fases van een project kunnen de vormen ook weer wijzigen.

Ieder participatieplan is verschillend. Bij het schrijven van mijn eerst plan was ik nog heel erg zoekende. Het was dus ook niet zo gek dat dat plan werd afgekeurd. Nu hebben wij een duidelijk sjabloon voor onze organisatie opgesteld, wat ons handvaten geeft bij het opstellen van een plan. Bovenstaande tips zijn hieruit voortgekomen.

Samen maken we een fijne straat, een goed participatieplan draag hieraan bij. Door helder de doelen en de weg naar het doel te formuleren in het participatieplan, ontstaat een doordacht participatieplan.
Door een participatieplan op te stellen verdiep je je op tijd in de vraag hoe participatie kan bijdragen aan de doelen van het project.
Al doende leert men, het is niet erg (juist goed) om te evalueren en het traject bij te stellen.